تدبير الاجتماعـــــــــات في الجانب الإداري من إعداد:الأستاذ الحسين ألبقالي

تدبير الاجتماعـــــــــات في الجانب الإداري

من إعداد:الأستاذ الحسين ألبقالي

تقديم

الاجتماعات وسيلة أساسية للتواصل وللتدبير والإشراف الإداري والتربوي، فهي تتيح الفرصة للتفكيرالتشاركي و التعاوني والتشاوري وتبادل الأفكار ووضع الخطط والبرامج التي تصب في إطار الرفع من جودة الأداء الإداري التربوي. وبتجربة متواضعة في الجانب الإداري لابد من تسليط الضوء حول تدبير الاجتماعات لما لها من أهمية في مستقبل المؤسسة وارتأيت أن أشاركها معكم في مدونة أخبار وثقافة الجنوب المغربي ،وإذا كانت بعضها تحقق نتائج ايجابية من خلال استثمار الأفكار والمعلومات والمقترحات التي تطرح للنقاش والتقييم لتخرج في صيغة إجراءات عملية ترمي إلى تحقيق أهداف إدارية للمؤسسة، فإننا نجد أحيانا أن بعض الاجتماعات لا تفضي إلى شيء وتكون مدعاة لهدر الوقت والجهد. وهذا راجع بالأساس إلى كيفية إعداد وتسيير هذه الاجتماعات. من هذا المنطلق يجب على مدير المؤسسة – عند كل اجتماع- مراعاة ما يلي:

فعالية الاجتماعات:

   - العدد:

        - ما بين خمسة أفراد إلى عشرة.

   -الانسجام:

       - الاتفاق والرضا عن الهدف من الاجتماع.

       - توفر المعرفة الكافية بالموضوع، والاستعداد والرغبة في المشاركة

      - سيادة جو الثقة المتبادلة بين المشاركين، وبين المسؤول عن الاجتماع.

      الإجراءات القبلية

                      

جدول الأعمال

•         تحديد  مختلف العناصر التي سيتم طرحها للتداول.

•           أن يتضمن نقطة معنونة ب " قضايا أو عناصر أخرى" أو ما يسمى ب"مختلفات" لفتح الباب أمام اقتراحات المشاركين.

الإجراءات القبلية:

•        الاستدعاء والدعوة إلى الاجتماع :

         - الدعوة لا تستلزم الحضور. الاستدعاء يقتضي الحضور لزوما.

•         مهم جدا: يبعث الاستدعاء أو الدعوة في آجال معقولة ، قبل انعقاد الاجتماع.

•        الشروط التنظيمية

•             - ينبغي أن تخضع جميع الجوانب التنظيمية لإعداد دقيق:

•             - الدعوات - الاستدعاءات - جدول أعمال الاجتماع  - المكان- المدة - السياق العام - الجو السائد داخله أو خارجه - طريقة تدبير المجريات....

•        الجانب التقني:

•                  تنظيم فضاء الاجتماع على شكل :

•         مقاعد متراصة -->  " كلكم تحت سلطتي " ؟

•         مقاعد على شكل دائرة -->  « كلكم متساوون " ؟

•         مقاعد على شكل نصف دائرة -->  "  كلكم تحت مسؤوليتي " ؟

–     تقنيات تسيير الاجتماعات

•        الإعداد : جدول الأعمال

–      تحديد مواضيع الاجتماعات حسب الأولوية،

–      تحديد الأهداف من وراء الاجتماع.

–     فسح المجال أمام المشاركين لإدراج نقط أخرى، ليست مبرمجة في الاجتماع تحت خانة "مختلفات"

•        مواعيد الاجتماع :

•         تحديد الموعد والموضوع والمكان، أسبوعا قبل تاريخ الاجتماع،

•         توزيع الوثائق الضرورية على المشاركين في نفس الآجال،

•         ضبط التوقيت من خلال برنامج دقيق،

•         مراعاة عامل الملل والعياء عند المشاركين.

•        مكان الاجتماع:

•         اختيار فضاء مناسب للاجتماع ( عامل الراحة )

•         الجلوس على شكل دائري،

•         تجهيز القاعة بمختلف الآليات ( المنظار الخلفي ، التلفزة ، فيديو ...)

•        التهيئ للاجتماع:

•         موضوع الاجتماع :  حول ماذا سنتكلم خلال الاجتماع ؟ ما هي المعطيات الضرورية المتوفرة لذلك ؟ وحتى يتضح جدول الأعمال يجب ترتيب النقط المزمع إدراجها فيه حسب أهميته.

•         هدف الاجتماع : كثيرا ما يجهل المجتمعون الهدف من الاجتماع. هل هو اجتماع إخباري أم اجتماع تكويني ؟ أم ... إذن وجب توضيح هدف الاجتماع.

•        المشاركون والمحتوى :

•         هل هم معنيون بالاجتماع ؟ وفي ماذا ؟

•         ما مدى إلمامهم بموضوع الاجتماع ؟

•         هل هم مطالبون بتهيئ الاجتماع ؟

•         ما هي الوثائق التي يجب تزويدهم بها ؟

المسؤول عن تسيير الاجتماع :

•         ت وتحديد موضوع الاجتماع – الأهداف - جدول أعماله -عدد المشاركين وصفاتهم - تاريخ ومكان لعقد الاجتماع-  ترتيبات العدة المادية اللازمة - الدعوات والاستدعاءات -  قواعد الاشتغال.

•         عرض موضوع الاجتماع – وضع المشاركين في السياق العام- التذكير بأهداف الاجتماع ورهاناته - تعيين مقرر الاجتماع - توزيع وترتيب المداخلات، توجيه المناقشات نحو موضوع الاجتماع - التحكم في فترات النقاش الجماعي - تلخيص  مجريات النقاش والحوار - شكر المشاركين على التدخلات والمساهمات.

•        مواصفات المسؤول عن تسيير الاجتماع:

•         - موثوق به،

•         يسطر أهدافا واضحة.

•         يحرص على احترام التعليمات أو التوجيهات.

•         ينصت.

•         مسؤول.

•         يقيم ويتخذ القرارات.

•        تنشيط  الاجتماع:  سلوك المنشط

•         يستقبل بالترحيب.

•         يمتاز بالمرونة.

•         ينصت كثيرا ويتكلم قليلا.

•         بشوش ولبق.

•         يوضح عند الاقتضاء.

•         يوجه.

•         يعيد الصياغة ( صياغة المشاركين ) ليدقق أكثر.

•         يربط بين الآراء.

•         يلخص ويساعد المقرر.

•         يحث على المشاركة ، ويوقف الثرثار بطريقة لبقة.

•         يوقف الاجتماع قصد الاستراحة، تجنبا للتوثر الناتج عن العياء.

•         يضبط الوقت.

•        تنشيط الاجتماعات

•        بداية جيدة

•         المناخ ملائم

•         التذكير بالموضوع والهدف

•         التحقق من المعلومات المتوفرة عند الجميع

•         التذكير بجدول الأعمال

•         التذكير بميثاق العمل

•        مواصفات المنشط

•         منتبه

•         مرح

•         بناء

•         موضوعي

•         متفتح

•         الموثق أو المقرر أو الكاتب:

•         وظيفة رئيسية - يلعب دور الملطف ( الجو)

•         يحرر محضرا  يحتوى على جميع المعلومات المتعلقة بالاجتماع، خاصة:

  

•         الزمان- المشاركون ، الموضوع ، الهدف.

•         مجمل التدخلات

•         الخلاصة.

•         القرارات المتخذة.

•         تاريخ ومكان الاجتماع المقبل.

•         يحرر التقرير الإجمالي ويقدمه للحاضرين.

محاضر الاجتماعات

مقرر الاجتماع :تسجيل الحضور- تدوين ما يروج من أفكار واقتراحات وقرارات...

المحضر:

•         وثيقة مكتوبة تسرد سردا رسميا مجريات الاجتماع . ويتميز المحضر عن التقرير، بطابعه الرسمي.
 ملحوظة:

    أسلوب المحضر دقيق ومضمونه موضوعي. ويمكن الاحتفاظ بالمعلومات الأساسية خلال المناقشة. بينما تدون المقترحات والقرارات كاملة.

•         يتضمن المحضر بصفة عامة، العناصر التالية :

•         تاريخ الاجتماع- اسم أو صفة الهيئة المجتمعة وصفة الاجتماع.- لائحة أسماء الحاضرين وكذا أسماء الغائبين.

•         جدول الأعمال.

•         الأفكار الأساسية- وعند الاقتضاء القرارات المتخذة، أو نتائج التصويت،....

التقرير:

  

•         يتميز بالاقتضاب ، ويقل تفصيلا وصرامة عن المحضر.

•         طابعه إخباري  أكثر منه قانونيا.

•          ويتضمن نفس العناصر التي يتضمنها المحضر.

•         ينبغي الحرص عند تحريره على الدقة والوضوح والموضوعية والاقتضاب.

•         يستعمل التقرير لنقل وقائع اجتماعات العمل غير الرسمية، التي تعقد بصفة اعتيادية.

•          مجرد وسيلة للتذكير، تستعمل داخل المؤسسة حصرا، بغرض تيسير الاستمرار في التفكير حول الموضوع، أو الانتقال إلى التطبيق الإجرائي .

تصنيف المجتمعين حسب دوافعهم للعمل

•         المتحفز  : يؤمن بعمله، لكنه في ذات الوقت يستفيد من الفرص المتاحة.

•         المناضل :  يتميز بإيمانه القوي بعمله، دون الاكتراث بالفرص المتاحة.

•         المرتزق :لا يوجد بالمؤسسة ،إلا اعتبارا لما يمكن أن توفر له من امتيازات. ( نموذج الشخص الانتهازي.)

•        المستقيل :  لا ينتهز فرصا، ولكنه غير مؤمن بقيم المؤسسة.

 التصرفات المعيقة لفعالية الاجتماعات:

•         تخلف المشاركين عن الموعد المحدد للاجتماع.

•         ترك الهواتف النقالة مفتوحة، والرد عن المكالمات.

•          خلال الاجتماعات: الدخول أو الخروج من قاعة الاجتماعات.

•         استغلال الاجتماع ،لإبراز الإنجازات الشخصية ،وتلميع الصورة لدى الآخرين.

•         الحديث الجماعي في الآن نفسه ، دون احترام ترتيب طلب الكلمة.

•          معيقات تدبير الاجتماعات:

•        في الإعداد :

•         ضبابية الموضوع والهدف.

•         عدم إخبار المشاركين في الوقت المناسب.

•         عدم اختيار الوقت المناسب والمكان المناسبين

•         عدم توفير الوثائق الضرورية عند المشاركين

•         سوء التقدير في المدة المخصصة للاجتماع.

•        في التنشيط

•         انعدام الجو الصحي للاجتماع.

•         عدم تثمين تدخلات المشاركين.

•         الخلافات الثنائية.

•         النقاشات الهامشية، التي لا علاقة لها بالموضوع والهدف.

•         عدم خلق توازن بين مختلف التدخلات.

•         التنشيط العمودي.

•         استحواذ المنشط على الكلمة.

•         عدم الإنصات إلى رأي الآخرين.

•         عوامل خارجية تشوش على المجتمعين.

•        إقحام الصراعات الشخصية في المناقشة.

•        في التوثيق واتخاذ القرار

•         عدم تعيين مقرر للجلسة.

•         عدم تدوين كل ما يروج في الاجتماع من طرف المقرر.

•         عدم القدرة على الخلاصة.

•         عدم اتخاذ القرارات ، أو التردد في اتخاذها.

•         عدم تحرير محضر للاجتماع.

حـــل المشـاكل :

                                      

•         إلقاء كلمة ترحيبية ، ثم عرض موجز وواضح للمشكل وتحديد الهدف المنشود.

•         عرض جدول الأعمال، وتوضيح طريقة تدبير الاجتماع.

•         إعطاء الكلمة، في جولة أولى، لكل المشاركين .

•         تلخيص وتركيب مختلف وجهات النظر، والأفكار المتداولة حول المشكل المطروح.

•         إجراء جولة ثانية وثالثة، مع تركيب وتلخيص مركزين لمختلف لآراء.

•         عرض مجمل الخلاصات  النهائية والقرارات.

•         اتخاذ قرار نهائي بالتصويت أو إرجاؤه ،إذا كانت المصادقة عليه مسؤولية جهة أخرى.

•         العمل على إنهاء أشغال الاجتماع، في الوقت المحدد مع تقديم الشكر للمشاركين.

•         ملحوظة:

•         يستحسن، إرسال محضر الاجتماع ،أو تقرير موجز إلى كل المشاركين.