بعض الوثائق لمكتب الحارس العام للخارجية بالثانوي التأهيلي

 

بعض الوثائق لمكتب الحارس

 العام للخارجية بالثانوي التأهيلي

من اعداد الاستاذ : الحسين البقالي

يحتل مكون التوثيق والأرشفة قيمة اعتبارية في صيرورة التكوينات الإدارية إعداداً وتدبيراً وتقويماً.وتشكل الوثيقة أداة من أدوات العمل الإداري المعني أساساً بإنتاجها وتدبيرها واستثمارها وصيانتها وتخزينها.خاصة لدى الادارة والادارة التربوية يكتسي أهمية كبيرة...

 ونظراً لكون التوثيق والأرشفة علماً متعدد المشارب والمداخل، متنوع الآليات والتقنيات، تتغيىمجزوءة التوثيق والأرشفة تحديد الإطار المفاهيمي ونمذجة التوثيق من زاوية إدارية صرف، تنشد إرساء تصور يهم المقاربة التوثيقية الحديثة، تشتق منه الكفايات الأساس لإطار الإدارة التربوية في ضوء المستجدات العلمية والتربوية مع توظيف التقنيات الحديثة للإعلام والتواصل في التعامل مع الوثيقة الإدارية  التربوية، وتحسين شروط تدبيرها.

فالوثيقة، من تقارير وشواهد وسجلات ودفاتر ولوائح وجداول ومقررات ومعطيات مكتبية... أداة محورية لتدبير شؤون المؤسسة، وبناء ذاكرتها الوظيفية والزمنية؛ ذلك أن إنتاج الوثائق ونشرها وتداولها وتخزينها عمل إداري تحكمه النصوص والضوابط القانونية، وتكفله أعراف الممارسات الإدارية في أبعادها المؤسسية والتربوية.

ويعتبرالتوثيق والأرشيف من أولويات بناء ملمح الإطار التربوي ضمن هذا السلك، حيث تنص المنظومة التشريعية المدرسية على ضرورة إيلائها عناية كبرى من أجل تطوير أداء أطر الإدارة التربوية  حتى تكون قادرة على إنتاج الوثيقة الإدارية المستجيبة للشروط والمواصفات الشكلية والقانونية، مدركة  لأهمية الإحاطة بالنصوص التشريعية والتنظيمية والترتيبات الإجرائية المنهجية لحسن تدبير التوثيق والأرشيف حتى يتسنى إرساء علاقات مهنية وتواصلية فعالة مع المؤسسة ومحيطها.

 الإطار المنهجي لبناء المجزوءة :

            يسترشد الإطار المنهجي لبناء مجزوءة التوثيق والأرشيف وإرساء الكفايات المنشودة لهندسة التكوين وبناء المجزوءات وأساسيات التوجهات العلمية الحديثة في مجال تدبير الوثيقة الإدارية وتقنيات الأرشفة والنصوص المنظمة والمؤطرة لهذا المرفق الوظيفي للمؤسسة، قصد تثبيت مقاربة الجودة وإستراتيجيةالتدبير الوظيفي الحديث للإ

السبورة المرجعية

يفترض أن تتضمن مجموعة من الوثائق،من أهمها:

 استعمال الزمان( يضم جداول حصص الأقسام المسندة(القسم+القاعة+المادة))

 جداول حصص الأساتذة

 جداول حصص الملحقين العاملين تحت إشراف السيد الحارس العام.

 جداول حصص موظفي مكتب الغياب حين توفر المؤسسة عليه.

 إحصاءات عامة،مدارج ،مبيانات لتتبع مختلف العمليات التربوية والإدارية:تتبع الغياب،تتبع نتائج المراقبة المستمرة....

 مختلف اللوائح:

· الوائح الرسمية للتلاميذ ،وينبغي أن تكون مضبوطة ومتضمنة للمعطيات التالية:اسم التلميذ ونسبه،تاريخ ومكان ازدياده،رقم تسجيله،رقمه الوطني،سنوات تمدرسه.

· لوائح المكررين،

· لوائح الوافدين،

· لوائح المغادرين،

· لوائح المستفدين من طلبات الاستعطاف،

· لوائح المستفدين من طلبات التكرار الخاصة بالسنة الأولى بكالوريا

· لوائح غير الملتحقين،

· لوائح المنقطعين،

 لائحة بأعضاء مجلس تدبير المؤسسة.

 لائحة بأعضاء المجلس التربوي للمؤسسة.

 لائحة بأعضاء مجلس التلاميذ.

 لائحة بأسماء مفتشي المواد.

 وثيقة توزيع المهام الخاصة بالموظفين التابعين لمكتب السيد الحارس العام.

 لائحة العطل المدرسية للسنة الدراسية الجارية

الملف المدرسي للتلميذ بالثانوي التأهيلي

 يتعين تعبئته بدقة و عناية و دون تحوير أو إقحام أو تشطيب.

 يتـم إلصاق الصورة في الضلع المخصص لها.

 كتابة الاسـم العائلي والشخصي حسب الحالة المدنيـة(تطلب نسخة من عقد الازدياد أصلية من التلميذ ضمن وثائق التسجيل).

- كتابة المعلومات المتعلقــة بالتلميذ، تاريخ الازدياد ومكانه، اسم الأب أو الوالي ومهنته، واسم الأم ومهنتها، وعنوان العائلة ورقم الهاتف

إثبات تاريخ فتـح الملف مذيـلا بخاتـم واسـم وتوقيـع المديـر

 كتابة اسم المؤسسة في الضلع المخصص لذلك والبلـدة التي توجـد بها المؤسسة

 كتابة رقـم التسجيل بالمؤسسة وإثبات المدة التي قضاها التلميــذ بالمؤسسة

 إثبات تاريـخ التحاقـ التلميذ بالمؤسسة ( اليـوم والشهـر والسنـة ) وتاريــخ

 مغادرته لها

 وضع خاتم رئيس المؤسسة في الضلع المخصص لذلك، وإثبات تاريخ إغلاق الملف مع بيان سبب إغلاقه (انقطاع، تشطيب،الحصول على البكالوريا..)

 تدون النتائج الدورية بالملف انطلاقا من بيانات النقطالمنجزة محليا أو الواردة من الأكاديمية .

 يتعين مراقبـة وضبـط الملفات المدرسية الـواردة على المؤسسة ،الخاصة بالتلاميذ الوافدين.

 ترتب الملفات وفق ترتيب بطاقة التلميذ وبطاقة الغياب.

محتويات الملف

 ملف التعليم الابتدائي

ملف التعليم الثانوي الإعدادي

بطاقات التوجيه وإعادة التوجيه

 بيانات النقط حسب المستوى

 الدفتر الصحي

 كل وثيقة مرتبطة بتمدرس التلميذ( تقارير تأديبية،شواهد المغادرة بالنسبة للوافدين،وغيرها....)

بطاقة التلميذ

– تقدم صورة موجزة عن ملف التلميذ، و تعد إعدادا حسنا يغني عن الرجوع إلى الملف أثناء إنجاز الأعمال الإدارية؛

– ترتب حسب اللوائح، ويحتفظ بها ضمن وثائق المؤسسة و لا ترسل عند انتقال التلميذ إلى مؤسسة أخرى.

– ترتب ترتيبا ترقيميا حسب السجل المدرسي للمغادرين(المذكرة الوزارية رقم 170 الصادرة بتاريخ 4 / 10 / 1978) .

البطاقة الشخصية للغياب

· يسجل بها عدد ساعات وأيام الغياب ؛

· تسجل بها القرارات التأديبية عند الاقتضاء ؛

· يشار إلى غياب ساعة بنقطة و نصف يوم بعلامة زائد في تاريخ الغياب؛

· ترتب هذه البطاقة نفس ترتيب البطاقة الشخصية و اللائحة و الملف.

· تثبت عليها تبريرات الغياب(توقيعات أولياء الأمر حين حضورهم لتبرير تغيبات أبنائهم،الشواهد الطبية...)

ورقة الغياب

– تستعمـل ورقـة لكل قسـم ، وتقـدم في أول الحصة للأستاذ من طرف التلميـذ أو الموظف المسـؤول ليـدون بها الغيـاب و يوقعها ؛

– تضم خانةمخصصة للتلاميذ الموجهين للحراسة العامة أومكتب الغياب قصد تقديم تبريرات لتغيباتهم خلال الحصة أو الحصص السابقة.

– يسجل الغياب بالأوراق الشخصية للغياب و لكل التلاميذ بمجرد الانتهاء من إعداد التقرير اليومي للغياب الذي يفترض أن يضم إحصاء لعدد التلاميذ المتغيبين خلال اليوم .

– يسجل مجموع غيابات التلميذ المبررة أو غير المبررة خلال الدورة ببيان نقطه ضمن خانة نقطة المواظبة والسلوك وتمنح له نقطة وفق المذكرة الواردة في هذا الشأن.